【飲み会は残業】初めて飲み会の幹事を任されたあなたがすべき5つの下準備

初めての飲み会幹事 管理人の日記

大学生と社会人の飲み会では、幹事の動きは大きく違います。

新入社員でいきなり幹事を任されて、色々と失敗してしまった私の経験から飲み会幹事が準備しておくと、飲みか当日に進行が楽になるポイントをお伝えします。

お店の決め方や、会費の集め方ではなく、社内調整のポイントです。

会社の飲み会は、飲み会という名の残業。

あくまで仕事の一部として捉えれば、乗り切れると思いますよ。

飲み会は準備が大切。根回しをしっかりしておこう

飲み会を上手に乗り切るには準備が大切です。

私は歓送迎会の幹事を任されたのですが、先輩と組んでいたはずなのにその先輩が何もしてくれなくて、てんてこ舞いでした。

複数人で幹事をする場合は最悪自分一人でも何とかなるくらいに準備しておくと楽だと思います。

1.挨拶は役職付きの人に事前に伝えておく

飲み会の始めの挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶は役職付きの方にお願いしておきましょう。

その際に伝えておくのは、話をしてもらうタイミングについても伝えておくと、会がスムーズに進みます。

例えば、始めの挨拶は飲み物が届いてから、締めの挨拶は席の時間終了の5分前にお願いするなど、具体的な時間を指定しておきます。

飲み会の司会は幹事が行うと思いますので、自分の司会がしやすいように挨拶をお願いする人には事前の飲み会のスケジュールを伝えておきましょう。

スケジュールを伝えておけば、挨拶をする人も準備ができますし、気が利くなと思われれば一石二鳥です。

2.会費の出所は明確に

お金の管理も幹事の仕事
飲み会の会費を事前に集金しておくのは基本ですが、部長や課長から「お心遣い」という形で多めにお金をいただく場合もあります。

誰からいくらの会費をいただいたのかは、しっかり記録を残しておきましょう。

会社によっては給料天引きで、部署の飲み会の費用を貯めている場合もあります。

そのお金を管理しているのは誰なのか、その会費を使用しても良いのか確認は絶対にしておきましょう。

忘年会や、新年会など先の予定で使い道が決まっている場合は、使える金額を教えてもらえるはずです。

その金額から逆算して、会費を設定するのも良いと思います。

3.当日は多めにお金を持っておく事

幹事はお金を多めに
事前に飲み会の会費をいただいていても、自分のお財布の中にも当日の会費を払えるだけのお金を持っておくと安心です。

支払いの際に封筒から出そうとすると、意外に手間取ります。

そして、万が一にいただいた会費が足りない!という場合が起きた時にも、支払いに手間取ることがありません。

追加注文を多くする文化がある部署の飲み会では多めに予算を確保していても、少し不安になります。

支払いに必要だったお金は後日、また集めればいいのでとりあえずお店で支払い金額が足りないといことだけは避けましょう。

4.早めにお店に行って損はない

幹事は早めに行動
飲み会の幹事は誰よりも早くお店についていると好印象です。

基本的には15分前についていればオーケーだと思います。

しかし、人によっては30分前に到着している人もいるのでなんともいえないところではあります。

特に私のように新人が一人で幹事を切り盛りしようとすると先輩方は心配して早めにいらっしゃいます。

その先輩の先を越す必要があるので、30分前にお店にいたら本当に直後に先輩が来てびっくりしたのは良い思い出です。

お店に迷惑にならない範囲で早めにお店に行って、席順の確認や、テーブルの配置、料理の確認などを済ませておくと自分は安心できました。

5.支払いはトイレに立った時に済ませ、領収書をもらうこと

飲み会の支払いのタイミングは難しいです。

特に追加注文がある場合ですと、支払いのタイミングがつかめません。

できれば「ラストオーダーです!」と伝えたいところですが、会の雰囲気を損ねても困ります。

そこで私は席の時間を伝える時に追加注文も最後にしてくださいという旨を伝えます。

例えばですが、

「あと30分で、席の時間になります。飲み物、食べ物の注文はよろしいですか?」と尋ねるようにします。

気分は完全にお店側の人間です。

ラストオーダーにしてくださいということをやんわり伝えられる他の言い方があれば教えてください。

飲み会終了の15分前には支払いを済ませるようにしましょう。

幹事が複数人いる場合は、事前に担当者を決めておけば楽ですよ。

トイレに立つような雰囲気で、上手に輪を抜けられるのがベスト。

領収書をもらうの際にの宛名も事前に確認しておきましょう。

会社名から必要なのか、部署名だけで良いのか、多分会社によって千差万別だと思います。

先輩に聞いて確認しておくのがベターです。

恋人をエスコートするのが飲み会幹事の仕事

偉そうに飲み会幹事のこと書きましたが、私は幹事2回目です。

学生時代に一回やったきり、大変すぎて遠ざけていました。

学生時代の方が飲み会の下準備にかけていた時間は多いのは皮肉ですね。

・好き嫌い、アレルギーの確認
・お酒の嗜好(ア●ヒ、キリ●etc)
・事前にお店に行く
・道順を実際に辿ってみる
・段差やトイレの位置を確認する
・分煙、禁煙、喫煙を確認する

多分、やろうと思えばどれだけでも時間をかけてしまうので飲み会の幹事は疲れるんですよね。

飲み会の幹事を上手にやろうと思ったら、意中の相手をエスコートするくらいの熱量が必要です。

これはね、完全に仕事ですよ。

飲み会の幹事の力量で、仕事の力量もわかるなんていう悪しき風習がありますが、少なからず当てはまると思います。

少なからず人をもてなす力量が問われるわけですからね。

おそらく、営業マンの方とかは飲み会の幹事めちゃくちゃ上手なんだろうな。

そんなことを感じた、初めての幹事体験記でした。

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